As atividade de protocolo, segundo a Portaria
Interministerial 1677/2015, são: o recebimento, a classificação, o registro, a
distribuição, o controle da tramitação, a expedição e a autuação de documentos
avulsos para formação de processos, e os respectivos procedimentos decorrentes.
Ainda são conceitos para o “protocolo”: o
número de registro dado a um documento; e o nome do livro de registros de
documentos recebidos ou expedidos.
Recebimento é a entrada de
documentos em no setor que realiza as atividades de protocolo ou do
departamento que irá atuar com tal documento para que ele cumpra suas funções
institucionais.
Classificação ocorre logo
após o recebimento e é o momentos onde ocorre a identificação do conteúdo dos
documentos, seleção da categoria de assunto sob a qual sejam recuperados,
podendo-se lhes atribuir códigos.
Registro é a atividade do setor de protocolo que consiste na elaboração de
instrumentos de controle da entrada de documentos e da sua tramitação.
Distribuição é o encaminhamento aos respectivos destinatários internos, após serem recebidos, classificados e
registrados.
Controle de
Tramitação é o acompanhamento do curso do documento
desde a sua produção ou recepção até o cumprimento de sua função
administrativa. Também chamado movimentação ou trâmite.
Expedição é a remessa
das correspondências ou documentos para outras organizações (destinatários
externos). Difere da distribuição, que se refere a trâmite interno.
Autuação: sequência de ações técnicas que
visam dar forma processual ao conjunto de documentos acumulados no decorrer de
uma ação administrativa, visando encaminhamento, manifestação e decisão.
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